유능하고 경험 많은 프로젝트 매니저(PM)들이 모여 있는 자리다. 그들에게 간단한 게임을 제안했다. 이 게임은 5명이 참가하는데 역할을 나눈다. A는 경영자, B는 프로젝트 매니저이다. C, D, E는 프로젝트 팀원들이다.

 게임의 첫 번째 규칙. 모든 사람이 종이 쪽지로만 의사소통을 해야 하고, 말이나 제스처는 쓸 수 없다. 두 번째, 경영진 A는 B와만 의사소통 할 수 있고, 팀원 C, D, E 역시 B와 의사소통 해야 한다. 즉, 모든 사람과 의견을 주고 받을 수 있는 사람은 프로젝트 매니저인 B밖에 없다. 세 번째. 게임은 15분 후 종료된다.

A B C D E 각 한 장씩 카드가 주어졌다. 그 카드에는 다섯 가지 도형이 그려져 있었는데, 받은 카드마다 조금씩 달랐다. 즉 어떤 도형은 모든 사람에게 공통적으로 들어 있었고, 어떤 도형은 그 중 두 사람에게만 들어 있는 식이었다. 도형들 위에는 지시사항이 쓰여 있었다.

그런데 함정이 한 가지 있다. A가 받은 카드에만 '목표: 공통의 도형을 찾아라'라고 써 있었다. 나머지 사람들 카드에는 A에게 있는 다른 문구, 즉 '다른 사람들에게 그림을 보여주지 말라', '오직 B와만 의사소통을 하라'고는 써 있었지만 목표항목은 빠져 있다.

자, 게임이 시작되었다. 조용한 가운데 분주히 손길이 오가기 시작한다. 우선 B가 가장 바빠진다. C,D,E 들은 게임 시작하자마자 "뭘 해야 하느냐"고 묻는 쪽지를 보내오고, 거기에 대해 "나도 잘 모르겠다"는 식으로 한두 번 대답하는 사이에 쪽지가 쌓여간다. 그 때 A가 이런 쪽지를 보내왔다. "사람들 각자가 받은 도형이 어떤 것인지 알려달라." B는 고민에 빠진다. '이게 무슨 소리지.'

우선 B는 C와 D, E에게 쪽지를 보냈다. "무슨 도형을 갖고 있는지 알려달라"고. C는 즉각 거절 쪽지를 보내왔다. "게임의 규칙에 보여주면 안 된다고 했어요." D는 같은 쪽지를 받고 새 쪽지에 자기 도형들을 열심히 그리고 하고 있다. B가 C의 거절 쪽지를 받고 혼란스러워 하는 사이에 E는 "우리가 목표를 하나 정해야 하는 거 아니냐"며 이 게임이 창의력 훈련과 관계된 것 같다는 의견을 길게 보내왔다.

게임의 마감시간 15분 동안 수십 장의 쪽지들이 분주히 오갔지만, 과제는 완수되지 않았다. 시간이 다 되었다는 종을 울린 후, 각자의 카드를 비교해보도록 했더니 모든 사람이 A에게 원망 어린 말을 하였다. "아니, 당신만 목표를 제대로 알고 있었는데, 왜 진작에 그걸 우리에게 알려주지 않았느냐" 고 말이다.

A는 뭐라고 대답했을까. "15분 밖에 시간이 없는데, 언제 그걸 일일이 알려주냐.", "처음부터 내가 요청한대로 모든 사람이 자신의 도형이 어떤 것인지만 알려줬어도 우리는 15분 내에 임무를 완수했을 것"이라는 항변이 그의 말이다.

그러나 팀원들은 '그 목표를 알려주는 데 시간이 몇 분이나 걸리나', 혹은 '목표만 명확히 알려주었다면 시간 안에 과업을 완수했을 것'이라며 아쉬워한다.

자, 이 게임은 현실의 프로젝트 관리의 양상과 어떤가? 많은 PM들은 게임 후 무릎을 치면서, 놀라울 정도로 실제 프로젝트의 진행과 비슷하다고 말한다. 우선 종이쪽지로만 의사소통하는 것은, 오늘날 중요한 의사전달을 거의 이 메일로 하는 것과 유사하다.

PM인 B는 팀원들을 뭔가 하도록 몰아세우긴 하지만, 그의 방침은 팀원들로부터 이해되거나 지지 받지 못한다. 날카로운 질문을 날리는 팀원들은 그런 질문을 하면서 "내 책임은 아니야"라는 의식에 빠져버리기 쉽고, PM에겐 그 질문들이 '실효성 없는 딴지 걸기 식' 도전으로 느껴진다. PM조차, 이 프로젝트의 가장 핵심적인 목표가 무엇인지를 명확히 하지 못하였지만 그는 계속 뭔가를 해야 한다는 것이 앞선다.

'시간이 없으니, 내가 시키는 대로 일사불란하게 따라주면 되지 않느냐'면서 '정말 중요한 목표'가 뭔지를 공유하지 않고 효율성만 강조하는 경영자 A는 현실의 경영자들과 얼마나 닮았는가?

그 동안 '프로젝트 매니지먼트'를 가르쳐 오면서, 교육과정에 참가한 PM들로부터 많은 프로젝트 성공담과 실패담을 듣게 되었다. 정작 프로젝트를 실패로 이끄는 원인은 예산이나 인력, 일정관리 때문이 아니라, 처음부터 프로젝트의 기대성과가 분명하게 공유되지 않았다는 점, 예산이나 품질, 시간 같은 핵심적인 성과 요소들의 우선순위가 무엇인지 모르는 채 일정을 맞추는데 급급하다가, 또 다른 프로젝트에 쫓겨 버리는 현실 등이 문제로 이야기된다.

반대로 성공적으로 끝난 프로젝트의 성공요인이 무엇인지를 물어보면 '분명한 목표의식, 프로젝트 팀원들의 단합된 열정, CEO의 힘 실어주기' 등이 꼽힌다.

아직도 유능한 프로젝트 매니저가 되기 위해서는 '일정관리와 예산 통제' 등만 학습하면 된다고 생각하는 사람이 적지 않다. 그러나 실제 기업에서 벌어지고 있는 현실은 프로젝트의 성공과 실패를 가르는 성공의 첫째 법칙은 '그 프로젝트의 핵심 목표를 분명히 하고, 그에 대한 참가자들의 헌신을 얻어내는 것'임을 입증하고 있다. Helen@eklc.co.kr

고현숙 한국코칭센터 부사장